Como administrar sua empresa

Princípios gerais de Administração

1) Divisão do Trabalho
A divisão do trabalho tem por finalidade produzir mais com o mesmo esforço.
O operário que faz todos os dias a mesma peça e o chefe que trata constantemente dos mesmos negócios adquirem mais habilidade, mais segurança e mais precisão e, conseqüentemente aumentam de rendimento. Cada mudança de ocupação ou de tarefas implica num esforço de adaptação que diminui a produção.

2) Delegação de autoridade
Os cargos de chefia só devem ser criados para desobstruir "gargalos".

A delegação em excesso é uma prática que deve ser evitada. Se o valor do chefe, sua força de trabalho, sua inteligência e percepção lhe permitem ampliar suas ações, ele poderá levar longe a centralização e reduzir o número de auxiliares.
Por outro lado, a existência de gargalos constantes em seu setor, é sinal de que algumas tarefas estão sendo preteridas. Tudo que não é importante para um chefe deve ser delegado a outro.

A centralização não é um modelo bom ou ruim de administração. Ela existe em maior ou menor escala em qualquer empresa. A questão é encontrar o equilíbrio mais favorável à empresa. A dose correta vai depender da capacidade de cada chefe.

3) Unidade de Comando
O funcionário deve receber ordens de um único chefe.

Dois chefes que exercem autoridade sobre um mesmo funcionário ou sobre um mesmo serviço, podem gerar ordens conflitantes dentro da empresa. É o caso de sócios que possuem os mesmos poderes e autoridade sobre os funcionários, podem gerar infinitos conflitos se não houver uma prudente divisão de atribuições entre eles. Os funcionários não suportam a dualidade de comando.

Da mesma forma, um chefe que dá ordens à um subordinado pulando a hierarquia, também fere o princípio da unidade de comando e cria uma situação de potencial conflito. Se a causa persiste, acaba provocando uma perturbação desnecessária entre eles. O chefe mais alto tem a obrigação de corrigir uma falha encontrada. Ao emitir uma ordem ao funcionário de outro setor, o chefe mais alto deve imediatamente comunicar o fato ao chefe do setor.

4) Eqüidade
O chefe deve empenhar os maiores esforços em transmitir através de seus atos, o sentimento de eqüidade em todos os níveis da hierarquia. Para que o pessoal seja estimulado a empregar toda a boa vontade e o devotamento de que é capaz no exercício de suas funções, é preciso que ele seja tratado com justiça.

A equidade exige energia e rigor do chefe. Se deixar de punir um funcionário incompetente, ele corre o risco de se tornar omisso perante os demais e estará sujeito a duas conseqüências: Primeiro os outros subordinados interpretarão a sua falta de ação como sinal de que aprova o desempenho deficiente; segundo e mais importante, esses indivíduos que não corresponderam se tornarão um obstáculo à carreira dos demais.

 

Aptidão para chefia

1) Assuntos importantes versus assuntos urgentes.
Assuntos importantes são aqueles relevantes em termos de valor, ou em termos de conseqüências para a empresa. Assuntos urgentes são aqueles que exigem resposta imediata, sejam eles importantes ou não. O princípio de Pareto, afirma que os problemas da alta gerência são distribuídos da seguinte forma:

- 70% mais urgentes que importantes, por exempo atendimento de ligações telefônicas, visitas inesperadas, etc.;
- 20% de relativa importância e urgência, por exemplo, expediente diário de compra, vendas, produção, pagamentos, etc.;
- 10% mais importantes que urgentes, por exemplo, assuntos que exigem solução em conjunto, tais como lançamento de novos produtos, campanhas de marketing e demais decisões que põe em jogo o destino da empresa.

O princípio de Pareto afirma ainda, que o tempo que deveria ser dispendido a cada grupo, varia na razão inversa, ou seja, aos de pouca importância gastaríamos 10% de nosso tempo, aos de relativa importância 20%, restando 70% do tempo para solucionar aqueles verdadeiramente importantes. Porém na prática o tempo do dirigente é 100% gasto na solução dos problemas urgentes. Isto ocorre pelo temor em enfrentar as questões relevantes. Estas exigem um tempo razoável de discussão, além de envolver a participação de pessoas dentro da empresa.

leiamaisVeja exemplo para fixação extraído do livro "A lei de Parkinson" de autoria de Northcote Parkinson.

2) Visão de conjunto
O dirigente não deve ser um especialista. Todo especialista tende a ver apenas as faces da função administrativa com as quais tem afinidade. Estas constituirão para ele o encargo por excelência, e o único que será executado. O trabalho especializado torna-se um fim em si mesmo. O especialista não mais avalia os resultados por aquilo que eles representam para a empresa, mas apenas por seu próprio critério profissional de perfeição. Fica indignado com exigências feitas a ele em nome do andamento da empresa, considerando-as como interferência na "boa engenharia", na produção ou no esforço de vendas.

A fixação do preço de venda, por exemplo, não cabe ao setor de custos, apesar do arsenal de informações de que dispõe. Nem cabe ao setor de marketing com toda a gama de dados de mercado e suas previsões. Se o dirigente ouvir só o departamento de custos, talvez venha a cortar produtos pouco rentáveis, mas que produzam boa imagem para a empresa, e sejam responsáveis pelo faturamento de outros itens. Por outro lado, se depender só da área de marketing, talvez venha a decidir trabalhar com produtos de fácil colocação e boa margem de comissão aos vendedores, mas que talvez não dêem lucro algum. O dirigente verdadeiro irá pesar bem as duas informações e usar o seu bom senso, sua experiência e sua sensibilidade para tomar a decisão final.

3) Caráter
Tudo que um administrador faz, pode ser sistematicamente analisado. O que um administrador deve ser capaz de fazer pode ser aprendido. Mas há uma qualidade que não se pode aprender, um predicado que o administador não pode adquirir, e que terá de trazer consigo. E essa não é a genialidade, mas sim o caráter. É através do caráter que se exerce a liderança, é o caráter que dá o exemplo a ser imitado. O caráter é algo que não se adquire, se a pessoa não o traz consigo, jamais o terá.

leiamaisVeja exemplo para fixação extraído do livro "O Príncipe" de Maquiavel.

4) Relacionamento com superiores
Assuma sempre uma atitude de igualdade tanto para pedir, como para prestar um favor. Não se mostre superior nem inferior a outra pessoa. "Amizades só se fazem entre iguais".

leiamaisVeja exemplo de fixação extraído da vida de Alexandre o Grande.

5) Relacionamento com os subordinados
Todos os seres humanos são juízes imperfeitos. A possibilidade de erro num julgamento é tanto mais provável quanto maior o envolvimento emocional com os seus subordinados. Se você se permitir ao luxo de sentir piedade, ou pelo contrário, maltratar seus subordinados, estará comprometendo a autoridade que eles lhe concederam. A omissão por parte de um subordunado se tolerada, trará como conseqüência o fracasso em atingir os resultados desejados. Caso os subordinados não o sigam, deixe sua sala, vá pessoalmente ao setor em que estão, convoque todos os elementos e não saia até obter o compromisso moral de cada um com relação às metas estabelecidas. Anote mentalmente os indivíduos que deixaram de agir.

Somente quando os subordinados vêem pessoalmente como o superior toma providências em ocasiões em que a empresa enfrenta um problema, é que decidem conceder maior ou menor respeito a ele. O respeito é conquistado com ações. A omissão gera apenas o desrespeito. Se deixar de substituí-lo imediatamente estará sujeito a duas conseqüências: Primeiro os outros subordinados interpretarão a sua falta de ação como sinal de que aprova o desempenho deficiente; segundo e mais importante, esses indivíduos que não corresponderam se tornarão um obstáculo à carreira dos demais.

"Dirija a organização como a natureza o faria - Nunca mostre maldade nem piedade".

6) Obstinação
" Um homem decidido triunfará sempre, porque quase todos são indecisos". O termo correto deveria ser obstinação e não decisão. Decisão por si só não é virtude, é apenas uma escolha, e todos estão dispostos a emitir uma opinião, contanto que não haja responsabilidade de agir segundo essa opinião. Obstinação, ao contrário, é uma postura. Envolve a idéia de apostar todo seu capital, carreira e reputação naquilo que você diz. Isto sugere confiança, integridade e uma disposição para suportar os altos e baixos. É a disposição de impulsionar e levar adiante um propósito. Quando um indivíduo se defronta com uma manifestação de vontade firme, inflexível e implacável, é de se esperar que ele considere essa manifestação como realidade e modifique o seu comportamento.

leiamaisVeja exemplo de fixação extraído do livro "A lei do Triunfo" de Napoleon Hill.

7) Capacidade para delegar e fiscalizar
O chefe não delega por não ter a quem delegar, e não tem a quem delegar por não ter tempo para instruir e controlar. Em decorrência disso os funcionários por não saberem o que fazer (falta de orientação), ou por não quererem fazer (falta de motivação) acabam devolvendo à chefia as poucas atribuições que lhes foram confiadas. O círculo vicioso fecha-se no momento em que o chefe acaba por executar tudo sozinho acreditando que ninguém teria condições de fazê-lo em menor prazo.

A única maneira de romper esta cadeia é assumir os riscos da delegação, enfocando principalmente os ganhos ao invés de concentrar-se nos erros. Os erros devem ser encarados como uma oportunidade de aprendizado.

leiamaisVeja exemplo de fixação "A Arca de Noé" baseado em artigo do Overall Corporation Management and Business.

8) Otimismo
Ninguém rende 100% durante o tempo todo. Quando se trata de motivar os subordinados, a melhor maneira é dar asas à sua imaginação e criatividade. Lance desafios cada vez maiores aos subordinados. À medida que passam de uma realização para outra, compreenderão que estão crescendo profissionalmente e progredindo. A confiança os estimulará a chegar ao topo mais depressa. Porém a motivação por si só não é suficiente para fazer a empresa crescer.

As empresas precisam de gente com talento e energia, e que também sejam otimistas. Uma organização que conta com indivíduos otimistas - ou que dispõe de indivíduos otimistas nos pontos estratégicos - goza de uma indiscutível vantagem. Os indivíduos otimistas, particularmente sob pressão, produzem mais do que os pessimistas.

leiamaisVeja exemplo para fixação extraído do Livro - Aprenda a ser Otimista de Martin Seligman - Nova Era

 

Organograma
( AS 36 FUNÇÕES DISTINTAS DENTRO DA EMPRESA )

Organograma - 36 Funções

Presidência
- Representar a companhia nas relações junto à órgãos públicos, clientes e fornecedores;
- Definir a estratégia a ser seguida com relação aos seguintes tópicos:
   * Lançamento de novos produtos;
   * Investimentos futuros;
   * Estrutura de capitalização ;
   * Política de preços;
   * Política de Distribuição e Representantes;
   * Aumento da participação no mercado;
   * Melhoria dos níveis de qualificação do pessoal.

Auditoria
- Auditoria nos procedimentos contábeis e administrativos fixados pela empresa.

Assessoria Jurídica
- Elaborar a correspondência da presidência;
- Acompanhar e interpretar a legislação tributária, fiscal, trabalhista e societária;
- Elaborar e acompanhar os processos judiciais nas áreas.

Departamento de O&M
- Análise estrutural;
- Análise de distribuição de trabalho;
- Análise de processamento;
- Análise de operações.

Marketing
- Elabora pesquisas sobre produtos e mercados;
- Elaborar estudos sobre características do consumidor;
- Elabora projetos de lançamento de novos produtos;
- Acompanhar os passos da concorrência;
- Elabora a projeção de vendas do ano;
- Elaborar e acompanhar as campanhas publicitárias;
- Efetuar o treinamento de vendedores.

Vendas
- Controlar as visita a clientes;
- Elaborar propostas comerciais;
- Controlar a carteira de pedidos;
- Emitir NFs, faturas e duplicatas, devolução de vendas;
- Supervisionar o Serviço de Atendimento a Clientes - SAC.

Finanças
- Elaborar o orçamento anual da companhia;
- Efetuar os lançamnetos contábeis e fiscais;
- Controlar os saldos bancários;
- Controlar os pagamentos e recebimentos;
- Controlar as aplicações financeiras;
- Controlar os empréstimos bancários;
- Controlar os clientes em atraso;
- Aprovar os limites de crédito.

Recursos Humanos
- Cuidar de recrutamento, treinamento e demissão de pessoal;
- Elaborar plano de cargos e salários;
- Controlar o registro de ponto dos funcionários;
- Elaborar a folha de pagamento;
- Supervisionar trabalhos da CIPA;
- Supervisionar as áreas de Medicina e Segurança do Trabalho.

Departamento Administrativo
- Executar as compras de materiais e serviços;
- Controlar o recebimento e armazenagem dos produtos comprados;
- Cuidar da expedição, remessas para beneficiamento, outras transferências;
- Controlar a correspondência diária da empresa;
- Controlar PABX, Fax, Xerox;
- Cuidar da limpeza e conservação das instalações;
- Controlar refeitório, serviços de café e lanches;
- Controlar a portaria e cuidar da vigilância interna das instalações;
- Registrar e acompanhar a movimentação dos bens imobilizados.

Departamento de Produção
-Responsável pela fabricação de partes e peças, montagem, acabamento e inspeção dos produtos da empresa;
-Elaborar o plano mensal de produção;
-Elaborar estudos de tempos para os postos de trabalho;
-Fixar os padrões de qualidade e as especificações técnicas de materiais;
-Providenciar a manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos de produção, rede de energia, redes de ar comprimido e vapor;
-Providenciar a fabricação de moldes e ferramentas.

 

Como eram os controles administrativos antes dos ERPs

Gráfico - controles administrativos antes dos EPRs

Tarefas operacionais
Quanto comprar de cada material ? Qual a quantidade de empenhada ? Quanto tenho no almoxarifado ? Qual a quantidade já comprada ?
Quanto tempo antes devo emitir a requisição de compra ?
Como efetuar o follow up das entregas de forma que não comprometa a linha de produção ?
Como controlar os materiais recebidos: preços e condições de pagamento ?
Como controlar os pedidos de venda ?
Quanto já foi entregue ? Quanto falta entregar ?
Como controlar os atrasos na entrega aos clientes ?
Como controlar os pagamentos à fornecedores e os recebimentos de clientes ?
Como antecipar a necessidade de empréstimos bancários ?
Como calcular o lucro da empresa ?
Como reduzir despesas ?

Tarefas estratégicas
Como fixar o preço de venda dos produtos ?
Como empregar os canais de distribuição ?
Como executar as campanhas publicitárias ?
Como estabelecer uma política de participação nos lucros ?

Como solucioná-los?
Pare e tente refletir sobre estas questões. Mesmo que não consiga respondê-las, você já terá assimilado o fundamento dos sistemas ERP (Planejamento de Recursos para Empresas).
leiamaisClique e veja a resposta.

 

Como são os controles administrativos hoje

ERP SpartanSite©

Tarefas estratégicas – Plano de Marketing
- Estabelecer os diferenciais de seu produto : preço, qualidade, prazo, assistência técnica;
- Estabelecer a política de fidelização de clientes : descontos, brindes, etc;
- Estabelecer a política de distribuição : representantes, comissões;
- Estabelecer a política de divulgação : campanhas publicitárias, veículos de comunicação.
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Tarefas estratégicas – Business Plan
- Elaborar a projeção anual de vendas por produto;
- Elaborar a projeção dos custos diretos, impostos, margem bruta, prazo de recebimento, prazo de pagamento de compras, etc;
- Elaborar a projeção anual das despesas fixas;
- Elaborar a projeção anual do lucro;
-Estabelecer a meta de lucro e o bônus anual.
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Tarefas estratégicas – Política da Qualidade
- Qual é a sua função dentro da empresa;
- Como aferir o cumprimento dessas funções;
- Sua área é eficiente;
- Quais são as principais reclamações de sua área;
- Toda reclamação chega a seu conhecimento;
- O que é feito para previnir a repetição dessas falhas;
- Você faz análise crítica dos problemas;
- Os resultados dessa análise são registrados;
- Qual sistema você usa para controlar quem vai fazer o quê e quando;
- Você tem um exemplo de plano de melhoria que demostre o que estão fazendo;
- Quais os indicadores de desvio de sua área.
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Tarefas do Departamento de Vendas
- Agendar as visitas à cliente: data, vendedor, área de interesse;
- Efetuar visita, levantar oportunidades de negócios, etc.;
- Elaborar proposta comercial;
- Confirmar a venda;
- Entregar mercadoria ou serviço;
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Tarefas do Departamento de Compras e Almoxarifado
- Criar Requisição de compra;
- Enviar solicitação de preços;
- Acompanhar propostas;
- Confirmar a compra;
- Receber mercadoria ou serviço comprado;
- Efetuar follow up dos itens críticos.
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Tarefas da Contabilidade
- Contabilizar despesas ( obs: receitas de venda e compras são contabilizados automaticamente pelo sistema );
- Efetuar o cálculo mensal do imposto renda e contribuição social.
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Tarefas da Tesouraria
- Efetuar transferências bancárias;
- Contratar empréstimos;
- Efetuar aplicações financeiras;
- Executar a conciliação bancária;
- Efetuar pagamentos do dia;
- Efetuar recebimentos do dia;
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Tarefas do Departamento de Produção
- Controlar a necessidade de produção;
- Controlar as Ordens de Produção : emissão, início, apontamento diário e término;
- Elaborar o plano de produção do mês.
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Groupware
- Como os departamentos se comunicam?
- É possível o ERP enviar tarefas para o Outlook? Por exemplo: recebimentos do dia, pagamentos do dia, compras aguardando assinatura, notas fiscais a emitir, etc.
- Existem ferramentas de workflow?
- Posso compartilhar documentos?
- Como agrupar várias tarefas no mesmo projeto?
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Conheça outras soluções ERP

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VENDAS SAP MICROSIGA DATASUL JOTEC MICROSOFT SOLOMON MICROSOFT DYNAMICS AX MICROSOFT GREAT PLAINS
COMPRAS SAP MICROSIGA DATASUL JOTEC MICROSOFT SOLOMON MICROSOFT DYNAMICS AX MICROSOFT GREAT PLAINS
PRODUÇÃO SAP MICROSIGA DATASUL JOTEC MICROSOFT SOLOMON MICROSOFT DYNAMICS AX MICROSOFT GREAT PLAINS


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